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Les mails prédéfinis


GestiXi permet l'envoi et la personnalisation de deux types de mails prédéfinis :

  • Des mails automatisés
  • Des mails prédéfinis

Ces mails peuvent être personnalisés depuis la page Administration du compte > Mails.

Les mails automatisés

Les mails automatisés sont envoyés automatiquement par GestiXi lorsqu'un contact ou un utilisateur réalise certaines actions. Voici la liste des actions pour lesquelles un mail automatisé peut-être envoyé :

  • Inscription en ligne d'un contact
  • Confirmation d'inscription
  • Activation d'un compte utilisateur
  • Activation d'un compte contact
  • Initialisation du mot de passe d'un utilisateur
  • Initialisation du mot de passe d'un contact
  • Réservation en ligne
  • Confirmation de réservation en ligne
  • Envoi d'un document PDF
  • Confirmation de commande

Les mails prédéfinis

Un mail prédéfini est un mail que vous allez rédiger à l'avance en vue de l'envoyer régulièrement à vos contacts.

Pour créer un mail prédéfini, rendez-vous dans l'onglet «Mails prédéfinis» puis cliquez sur le + au bas de la liste des mails prédéfinis. Vous allez pouvoir lui définir un titre, ainsi que le sujet et le message du mail.

Pour envoyer un mail prédéfini à vos contacts faites un clic droit sur un ou plusieurs contacts ou cliquez sur le bouton «Envoyer un mail». Une nouvelle fenêtre vous permettra alors de choisir le mail prédéfini à envoyer, et d'ajouter éventuellement des pièces jointes. Vous pouvez également envoyer un mail personnalisé ou personnaliser un mail prédéfini.

Personnalisation des mails

Lors de la rédaction d'un mail automatisé ou prédéfini, vous avez la possibilité d'utiliser des mots-clés. Ces mots-clés seront automatiquement remplacés par GestiXi lors de l'envoi du mail. Par exemple, si vous avez ajouté le mot clé _nom_complet_contact_ dans l'un de vos mails, il sera remplacé par le nom du contact qui  est le destinataire.

Envoi multilingue

Tous les mails prédéfinis peuvent être rédigés dans plusieurs langues différentes. Lorsqu'un mail est envoyé à un contact, GestiXi l'enverra automatiquement dans la langue correspondant à celle définie dans la fiche du contact.

Qu'est-ce que le postmaster

Le postmaster est le compte mail utilisé pour envoyer les mails automatisés. En fonction de ce que vous avez défini dans l'onglet général, il peut aussi être utilisé pour envoyer les mails prédéfinis. 

Notez que les mails envoyés sont ajoutés au dossier «GestiXi - Sent» de votre compte IMAP. Si le dossier n'est pas visible depuis Roundcube, rendez-vous dans les préférences > dossiers > et cochez le dossier.

Que vous ayez ou non configuré un nom de domaine, vous pouvez consulter les mails du postmaster de la même manière qu'un utilisateur. Pour modifier son mot de passe et accéder aux informations de configuration, il vous suffit de vous rendre dans Administration du compte > Mails > Postmaster.

Remarque : Seul un administrateur peut consulter les mails du postmaster depuis GestiXi. Pour cela, il suffit de cliquer sur «Consulter les mails du postmaster» dans le menu principal de GestiXi.