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Gestion des documents commerciaux


Créer un document commercial

Pour créer un nouveau document, il vous suffit de cliquer sur le + au bas de la liste des documents commerciaux. Il sera alors affiché la liste des documents pouvant être créés. 

Liste des documents de vente :

  • Devis
  • Facture proforma
  • Bon de commande
  • Facture d'acompte : Pour créer une facture d'acompte, vous devez avoir créé au préalable un bon de commande et l'avoir sélectionné. Vous pouvez aussi faire un clic droit sur le bon de commande pour créer une facture d'acompte.
  • Bon de livraison
  • Bon de retour
  • Facture
  • Avoir : Les articles seront réintégrés dans les stocks
  • Remboursement : Les articles ne seront pas réintégrés dans les stocks

Liste des documents d'achat :

  • Demande de prix
  • Commande fournisseur
  • Bon de réception
  • Renvoi de marchandise
  • Facture fournisseur
  • Avoir fournisseur

Remarque : Pour créer des avoirs ou remboursements, vous devez effectuer un clic droit sur la facture concernée.

Assigner un client à un document

Vous avez la possibilité d'assigner un client à un document. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur l'icône suivante . Vous aurez alors la possibilité de rechercher un client grâce à la barre de recherche ou de créer un nouveau client.

Ajouter des articles (lignes) à un document

Pour ajouter des articles à un document, il vous faut sélectionner l'onglet «Articles». Par défaut un article est automatiquement créé lors de la création d'un document. Pour ajouter des articles supplémentaires, cliquer sur le + en bas de la liste des articles. 

Vous allez ensuite pouvoir soit :

  • Sélectionner un article prédéfini grâce à l'explorateur d'articles, 
  • Créer un nouvel article en remplissant simplement les champs. 

Si vous modifiez un article prédéfini ou si vous créez un nouvel article, il vous sera proposé de l'ajouter à la liste des articles prédéfinis. Dans le premier cas, il vous sera également proposé de modifier l'article prédéfini initialement choisi. Ce fonctionnement peut être personnalisé depuis: Préférences > Articles.

Ajouter des éléments de mise en forme à un document

Pour mettre en forme vos devis, factures, ou autres documents commerciaux, vous avez la possibilité d'insérer les éléments suivants entre vos articles (lignes) : Menu de mise en forme

  • Intitulé : qui sera affiché en gras.
  • Séparateur : espace, double espace, ou trait.
  • Commentaire : qui sera affiché en plus petit et en italique.

Pour ajouter ces éléments cliquez, sur la roue dentée depuis l'onglet « Articles » des pages « Achats » ou « Ventes ».

Exporter un document

Une fois que vous avez créé votre facture, vous pouvez la visualiser en cliquant sur l'onglet «Documents». En cliquant sur le bouton «Exporter», vous pourrez soit :

  • Télécharger la facture sur votre ordinateur au format PDF
  • L'envoyer directement par mail à votre client (Le message affiché dans le mail peut être personnalisé).

Remarque : Une fois que votre facture a été exportée, le document PDF ne sera plus mis à jour, même si vous modifiez votre facture. Ceci afin que l'exemplaire fourni à vos clients soit identique au vôtre. Si vous souhaitez malgré tout mettre à jour votre document PDF, il vous suffit de cliquer sur le bouton «Actualiser».

Filtrer les documents par type

Par défaut, tous les types de documents sont affichés dans les pages «Ventes» et «Achats». Grâce au bouton  (aussi présent dans la page «Achats»), vous avez la possibilité de choisir quels types de documents doivent être affichés. Par exemple, vous pouvez définir de n'afficher que les factures.

Supprimer un document

Pour supprimer un document il vous suffit de le sélectionner et de cliquer sur le - au bas de la liste. Vous pouvez aussi faire un clic droit puis cliquer sur «Supprimer».

Notez que pour les factures, où il est nécessaire de ne jamais avoir de trou dans la numérotation, vous ne pouvez supprimer que la dernière facture. Si vous tentez de supprimer une autre facture il vous sera proposé de créer un avoir ou un remboursement.