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Configuration des documents commerciaux


Pour personnaliser les paramètres relatifs à la gestion commerciale, rendez-vous dans la page Administration du compte > Achats & Ventes.

Nous allons ici détailler dans l'ordre l'ensemble de ces paramètres.

Général

Général

Documents disponibles

Sélectionnez les types de document utile à votre activité.

Statut par défaut des règlements

Lorsque vous créez une facture, un règlement y est automatiquement associé. Ce paramètre permet de définir si ce règlement devra être par défaut marqué payé, impayé, ou en attente.

Nombre de décimales

Ce paramètre vous permet de définir combien de décimales doivent être affichées dans GestiXi ainsi que sur les documents PDF.

Remarque : Même si seulement 2 décimales sont affichées, tous les calculs sont effectués avec une précision de 4 chiffres après la virgule.

Remises

Vous pouvez ici définir le type de remise par défaut à appliquer. Ce type peut par la suite être modifié dans chaque document.

Mentions des documents

Pour personnaliser les mentions des documents, rendez-vous dans la page Administration du compte > Achats & Ventes > Mentions des documents.

Taux d'escompte pour règlement anticipé mention obligatoire

Si vous ne souhaitez pas pratiquer d'escompte, laissez cette valeur à 0. Dans ce cas, la mention «Nos conditions de vente ne prévoient pas d'escompte pour paiement anticipé» sera apposée sur le document PDF. Dans le cas contraire, le taux d'escompte sera affiché.

Taux de pénalité de retard mention obligatoire

Liste des champs

En fonction de votre activité, il est possible que vous ayez besoin de faire figurer une colonne «Référence» ou «Date» sur vos factures. Si tel est le cas, il vous suffit de cocher la case correspondante. Un champ sera alors ajouté dans l'onglet «Articles». La colonne sera affichée sur les documents commerciaux uniquement si ce champ est défini pour au moins un article.

Paiements différés

Comme présenté dans l'article Gestion des règlements GestiXi dispose d'une fonctionnalité permettant de simplifier la création de paiements différés. Les paramètres suivants permettent d'en ajuster le fonctionnement.

Points de vente

GestiXi permet une gestion multi points de vente. Pour chaque point de vente, vous pouvez définir :

  • un nom : pour facilement identifier le point de vente
  • un logo : utilisé sur les documents PDF
  • un entrepôt : pour la gestion des stocks
  • une en tête pour les documents PDF : vous pouvez choisir d'utiliser le profil du compte ou d'un utilisateur, ou un texte personnalisé
  • un pied de page pour les documents PDF : mention obligatoire c'est ici que vous devez saisir toutes les mentions obligatoires spécifiques à votre entreprise
  • une en tête et un pied de page pour les tickets de caisse

Par défaut, votre compte GestiXi dispose d'un point de vente nommé « Principal ». Pour ajouter un nouveau point de vente, cliquez sur le + au bas de la liste.

Le point de vente utilisé par défaut sera le premier de la liste. Vous pouvez réordonner les points de vente par glisser-déposer. Chaque utilisateur peut aussi personnaliser son point de vente par défaut. Pour cela, il suffit de se rendre dans les Préférences > Général > Achats & Ventes et de sélectionner le point de vente par défaut.

Lorsque vous éditez un document commercial et que plusieurs points de vente sont disponibles, un champ sera affiché pour vous permettre de choisir le point de vente à utiliser.

Modes de paiement

Vous allez pouvoir définir ici les modes de paiement que votre entreprise accepte. Certains modes de paiement peuvent être rendus disponibles sur votre site internet.

Pour ajouter un mode de paiement, cliquez sur le + en bas de la liste.

Le mode de paiement par défaut sera le premier de la liste. Vous pouvez réordonner les modes de paiement par glisser-déposer.

Liste des modes de paiement pouvant être créés :

  • Personnalisé : mode de paiement personnalisé. Ne peut pas être utilisé sur internet.
  • Espèce : utilisé sur les documents PDF
  • Virement : disponible sur internet saisissez le BIC, l'IBAN, et la domiciliation de votre banque pour pouvoir utiliser ce mode de paiement sur votre site internet.
  • Chèque : disponible sur internet pour utiliser ce mode de paiement sur internet, définissez à quel ordre doivent être les chèques et à quelle adresse les envoyer.
  • Mandat Cash : disponible sur internet fonctionnement similaire aux chèques.
  • Paypal : disponible sur internet saisissez votre identifiant Paypal et téléchargez votre certificat public pour récupérer votre « ID de certificat » auprès de Paypal.
  • Autre compte bancaire : disponible sur internet. Contactez-nous si vous souhaitez que nous intégrions la solution de paiement de votre banque.
Compte prépayé

Ce mode de paiement permet la gestion des comptes prépayés. Cochez la case « Activer dans GestiXi » pour l'activer. Pour approvisionner le compte prépayé d'un client, cliquez sur  depuis la caisse, ou sur  depuis l'onglet « Articles » de la page « Ventes » et choisissez « Créditer le compte prépayé d'un client » dans le menu. Pour débiter le compte d'un client, il vous suffit de sélectionner le mode de paiement « Compte prépayé ». Vous pouvez autoriser votre entreprise à faire crédit à vos clients en cochant la case « Peut être négatif ».

Devises

Sélectionnez la devise principale de votre entreprise via le menu « Devise principale ». Si vous souhaitez ajouter des devises secondaires, cliquez sur le + et sélectionnez la devise souhaitée. 

Par défaut, les nouveaux documents commerciaux sont définis dans la devise principale. Si vous sélectionnez une autre devise, les montants seront convertis au taux du jour.

Taux de TVA

C'est ici que vous allez pouvoir définir les taux de TVA nécessaires à votre activité. Cliquez sur le + au bas de la liste pour ajouter un nouveau taux. Notez que le taux ne peut plus être modifié une fois qu'il a été enregistré.

Le taux de TVA par défaut est le premier de la liste. Vous pouvez réordonner les taux de TVA par glisser-déposer.

Mode de TVA

Si vous vendez des biens ou services hors taxe à l'international, ou si vous n'êtes pas soumis à TVA, vous serez dans l'obligation de le mentionner sur vos factures. Vous allez donc ici pouvoir définir tous les modes de TVA nécessaires à votre entreprise. Si le mode de TVA implique une exonération de cette dernière, cochez la case « Exonéré de TVA ». Si vous ne souhaitez pas faire figurer de mention sur votre facture pour un mode de TVA donné, laissez le champ « Mention » vide.

Le mode de TVA par défaut est le premier de la liste. Vous pouvez réordonner les modes de TVA par glisser-déposer.

Familles comptables

Afin de pouvoir tenir votre comptabilité avec GestiXi, vous devez définir à quelle famille comptable appartient chaque article que vous vendez. Vous allez ici pouvoir définir les familles comptables nécessaires à votre activité. Le champ « Nom » dans Gestixi est utilisé uniquement pour vous aider à identifier vos familles comptables. Il ne sera par utilisé dans les exports comptables. Les champs « Code comptable » et « Nom comptable » doivent cependant, eux,  être conformes à votre norme comptable.

Pour vous aider à définir vos familles comptables, lorsque vous saisissez des valeurs dans les champs « Code comptable » et « Nom comptable », un menu d'autocomplétion basé sur le plan comptable général français est automatiquement affiché.

États de documents

Vous pouvez définir des états personnalisés pour chaque type de document commercial. En utilisant des couleurs spécifiques, vous pourrez facilement visualiser l'état de vos factures et autres documents dans les pages « Achats » et « Ventes ».

Vous pouvez définir un état par défaut pour chaque type de document. Il sera automatiquement assigné à chaque nouveau document.

Entrepôts

Listez ici les entrepôts dans lesquelles vous entreposez vos stocks.